CDD problematiek in de financiële sector

Naleving van de Wwft en Sw staat hoog op de prioriteitenlijst van de toezichthouder. Bij veel financiële instellingen zijn projecten onderhanden om bijvoorbeeld cliëntdossiers op orde te krijgen, de zogenaamde Customer Due Diligence (CDD) projecten. Dat is vaak gemakkelijker gezegd dan gedaan. Hieronder volgen vijf tips voor het implementeren van een structurele oplossing voor deze problematiek.

Durf keuzes te maken

De toenemende complexiteit in de wet- en regelgeving vereist organisaties om keuzes te maken. Processen kunnen efficiënter worden ingericht door bepaalde klantgroepen anders of niet meer te bedienen. Dit zijn geen gemakkelijke keuzes, maar de impact hiervan is wel het grootst. Daarnaast zit keuzes maken ook in de aanpak. Als er aan alle projectonderdelen tegelijk wordt gewerkt dan wordt niets goed afgemaakt. Breng focus aan door werkzaamheden te prioriteren en op te knippen in ‘behapbare’ stukken.

Stel een integraal plan van aanpak op

Voorkom symptoombestrijding, maar zorg voor een integrale aanpak van de problematiek. Dat begint op strategisch niveau met keuzes maken (zie tip #1). Vertaal deze strategie naar uitvoerbaar beleid en veranker dit beleid in de processen en dagelijkse werkzaamheden van medewerkers. Betrek hierbij de eerste, tweede en derde lijn zodat beleid en uitvoering goed op elkaar zijn afgestemd. 

Richt een effectieve (change) governance in

Beleg het eigenaarschap op de juiste plek om te zorgen dat iedereen in de keten zijn of haar verantwoordelijkheid neemt. Een (change) governance structuur, waarin alle stakeholders vertegenwoordigd zijn, helpt vervolgens om keuzes te kunnen maken en is een manier om te bewaken dat de problematiek conform het plan van aanpak wordt opgelost. ‘Stick to the plan’ en stuur bij waar dat nodig is.

Implementeer slimme automatisering

Automatiseringstrajecten zijn kostbaar en vaak is hier onvoldoende tijd voor. Zoek het voordeel vooral in de slimme IT oplossingen. Denk hierbij aan koppelingen met externe dataproviders, robotica voor het overnemen van repeterende handmatige werkzaamheden of software om documenten te controleren. Implementeer dit stapsgewijs om de automatiseringsgraad van het proces te verhogen. Op deze manier kan de menselijke aandacht uitgaan naar de dossiers met de hoogste risico’s.

Voer een PDCA cyclus in

De praktijk werkt vaak anders dan het papier. Gebruik de ervaringen van de werkvloer om het beleid verder te optimaliseren. Ga in gesprek met elkaar en voer tussentijds (periodiek) een audit uit, zodat er tijdig bijgestuurd kan worden indien dat noodzakelijk is.

ProMinded heeft een bewezen track record op dit soort vraagstukken. Wij halen altijd de eindstreep. Neem voor meer informatie contact op met Linda Leenders via 06 – 22 27 07 73 of [email protected].